Wie Ihr ein digitales Townhall Meeting organisiert

Teams und Unternehmen weltweit arbeiten nun seit knapp zwei Jahren überwiegen von zu Hause und remote. Und obwohl sich inzwischen die Mehrzahl der Menschen daran gewöhnt hat, lässt die Teilnahmebereitschaft (weiterhin) zu wünschen übrig. Inzwischen gibt es für hierfür sogar einen Begriff: Zoom-Fatigue. Er beschreibt die Gefühle der Menschen gegenüber Video-Konferenzen. Denn die meisten Mitarbeitenden sind die Teilnahme an virtuellen Events schlichtweg leid. Umso mehr gilt es deshalb, dass Ihr Euer digitales Townhall Meeting möglichst passgenau für Eure Kolleg:innen entwickelt mit spannenden Inhalten und aktivierender Pausenunterhaltung.

 

Wie oft und wann solltet Ihr ein Townhall Meeting abhalten?

Häufigkeit

Wie oft Ihr ein digitales Townhall Meeting abhalten solltet, hängt wesentlich von drei Faktoren ab: der Größe Eures Unternehmens, der Geschwindigkeit des Unternehmenswachstums und der Saisonalität.
Je größer das Unternehmen, desto schwieriger Entscheidungen zu kommunizieren. Andererseits: je mehr Menschen in Eurem Unternehmen arbeiten, desto mehr Arbeitszeit geht auch während des Meetings drauf. Deshalb solltet Ihr die Townhall-Meetings so häufig wie nötig und so selten wie möglich abhalten – eben so, dass sich alle Mitarbeitenden gut informiert fühlen. In jedem Fall solltet ihr sicherstellen, dass die Veranstaltung relevant für alle Teilnehmenden ist und einen Mehrwert für alle bringt.
Je nach Wachstumsgeschwindigkeit und Veränderung im Unternehmen, solltet Ihr die Häufigkeit der Townhall Meetings anpassen. Bei schnellem Wandel gilt es die Mitarbeitenden häufiger zu informieren als bei einer langsamen Entwicklung. In diesem Fall kann ein wöchentliches Townhall Meeting – oder zumindest ein Standup – Sinn machen.
Sollte Euer Unternehmen – so wie unser Schoko-Unternehmen – einer gewissen Saisonalität unterliegen, dann kann es Sinn machen, in den ruhigeren Phasen keine Townhall Meetings abzuhalten, sondern stattdessen beispielsweise Video-Updates vom Leadership-Team zu schicken. In den besonders aktiven Zeiten, könnten wiederum wöchentliche Townhalls Sinn machen.

Timing

Wann Ihr Euer Townhall Meeting abhalten wollt, hängt vor allem davon ab, wann die Mehrzahl der Mitarbeitenden Zeit hat. Habt Ihr vielleicht eine Vier-Tage-Woche im Unternehmen oder viele Mitarbeitende die in Teilzeit arbeiten? Dann solltet Ihr im Kalender schauen oder eine Umfrage an alle Mitarbeitenden schicken und die Verfügbarkeiten prüfen bzw. abfragen.
Viele Unternehmen, die wir kennen, starten Montagmittag mit einem digitalen Townhall Meeting in die Woche. So wird ein positiver und aktivierender Start in die Woche gestaltet.
Andere Unternehmen setzen eher auf das Ende der Woche und halten ihre Veranstaltungen Donnerstag oder Freitagmittag bzw. -nachmittag ab. Hierbei wird dann eher auf die Woche zurückgeblickt und die Tatsache genutzt, dass es gegen Ende der Woche bei den meisten Mitarbeitenden etwas ruhiger zugeht als zu Beginn.
Bei all diesen Überlegungen dürft Ihr natürlich nicht aus dem Blick verlieren, wo Eure Mitarbeitenden arbeiten. Ob dauerhaft oder nur zeitweise: je nach Zeitzonen müsst Ihr also auch noch die unterschiedlichen Arbeitszeiten mit einkalkulieren.

Die wichtigsten Schritte bei der Planung von Eurem digitalen Townhall Meeting

🗒️ #1 Rahmenbedingungen: Bevor Ihr in die tatsächliche Planung einsteigt, solltet Ihr einige Vorübergegangen treffen.
Anzahl der Teilnehmenden: Für jedes Townhall Meeting solltet Ihr die Anzahl der Teilnehmenden kennen. Denn je nach Teilnehmerzahl könnt Ihr unterschiedliche Aktivitäten und Interaktionen.
Video-Software: Auch wenn Ihr ein gängiges Tool für Eure regulären Meetings im Unternehmen habt, kann es besser sein, für Eure Townhall Meetings auf eine andere Software zu setzen. Denn beim Townhall Event sollte die Software mehrere Fähigkeiten zusammenbringen: Streaming, Chat App, Private Nachrichten und Umfragen. Empfehlenswert sind hier beispielsweise Hopin (unser Favorit), Microsoft Stream oder Livestorm.
Team Townhall: Ihr plant Euere digitalen Townhall Meetings regelmäßig abzuhalten? Dann solltet Ihr möglichst zeitnah ein Team zusammenstellen: Technik Back-Office, Moderator:innen sowie Facilitators für Fragen & Chat.

🎯 #2 Zielsetzung: Egal wie häufig Eure Townhall Meetings stattfinden: jede einzelne Veranstaltung sollte präzise Zielsetzungen haben. Sind neue Produkte/Features in der Pipeline? Gibt es Sales-Updates? Und warum hat das Leadership-Team bestimmte Prioritäten gesetzt? Abgesehen von diesen „harten“ Fakten können natürlich auch weichere Ziele – wie z.B. Mitarbeiterwertschätzung oder Motivation – eine wichtige Rolle spielen.

📝 #3 Die Meeting-Agenda: Auf Basis der Zielsetzung des jeweiligen Meetings könnt Ihr als nächstes die Agenda festlegen. Fokussiert Euch auf die wichtigsten Punkte und wir Ihr diese gut rüberbringen könnt. Während die großen Ziele und Visionen auch vom C-Level verkündet werden können, sollten die Alltags-relevanten Themen am besten von Manager:innen präsentiert werden, die auf Augenhöhe mit den Mitarbeitenden kommunizieren (sofern dies nicht der Fall für’s C-Level ist).

📬 #4 Die Meeting-Einladung: Informiert eure Kolleg:innen und Mitarbeitenden per Kalendereinladung, Email, Slack-Channels oder auch das gute alte Intranet über das bevorstehende digitale Townhall Meeting. Und auch wen es Euch redundant erscheint: am besten informiert Ihr auf allen Channels über die Townhall-Planung. So stellt Ihr sicher, dass jede und jeder die Infos auch sicher gesehen haben ;-)
Folgende Infos sollten in der Einladung enthalten sein:
Rahmendaten: Datum, Uhrzeit, Agendapunkte & Ziele des digitalen Events ebenso wie potentielle motivationale Elemente sollten als erstes kurz und knapp zusammengefasst werden.
Townhall rules: Auch wenn es inzwischen alle wissen sollten. Doppelt hält bekanntlich besser: Legt Regeln fest für die Art und Weise, wie Fragen eingebracht werden können, wann die Teilnehmenden sich stumm schalten und wann der Chat genutzt werden soll.
FAQ: Stellt hier unbedingt nochmal alle Fragen zusammen, die potentiell bei den Teilnehmenden aufkommen könnten. Auch wenn Euch viele Antworten offensichtlich erscheinen, können sie beispielsweise für neue Kolleg:innen sehr nützlich sein. Wie nehmen die Teilnehmenden am Meeting teil? Wo finden sie den Link (wenn es eine andere als die übliche Software ist)? Wie können technische Fehler vorgebeugt werden? Und was sollen die Mitarbeitenden bei dauerhaften technischen Problemen tun? Wann und wie können Fragen geklärt werden? Ermutigt alle Teilnehmenden unbedingt Fragen zu stellen bzw. im Vorfeld einzureichen. Denn letztlich ist ja Sinn & Zweck der Veranstaltung, dass Ihr alle an Bord holt.
 
Auch die Planung von Pausen ist Teil eines digitales Townhall-Meetings 

👩🏻‍💻 #5 Technischer Testrun: Insbesondere beim ersten Mal solltet Ihr einen Dry Run vor dem eigentlichen Event durchführen. Checkt die Funktionalitäten sowohl auf Seite der Moderator:innen und des Technik-Teams als auch aus Perspektive der Teilnehmenden. Auf diese Weise könnt Ihr zusätzliche nützliche Infos in den FAQs ergänzen und ein Gelingen des Events wahrscheinlicher machen. Auch macht es Sinn, dass Ihr Euch für Worst Case Szenarien einen Notfall-Plan überlegt.

🙋🏻‍♂️ #6 Involviert die Teilnehmenden: Auch bei digitalen Townhall Meetings ist die größte Herausforderung, dass Ihr die Teilnehmenden bei Laune haltet. Stellt deshalb unbedingt sicher, dass Ihr genug Möglichkeiten für Interaktion bietet. Dies könnt Ihr auf der einen Seite, indem Ihr viele Frage-Optionen zulasst und mit Umfrage- und Feedback-Tools die Teilnehmenden mit einbezieht.
Außerdem solltet Ihr Euch überlegen, ob Ihr auf Eisbrecherfragen oder Warmups für das digitale Meeting setzen wollt. Aus unserer Sicht bietet sich für jedes etwas längere Townhall Meeting ein Schoko-Tasting als motivierender Einstieg, achtsame Pause oder genussvollen Ausklang an :-) #justsaying

💌 #7 Schickt ein Recap: Nachbereitung ist die halbe Miete, denn irgendwer ist immer abwesend oder im Urlaub. Um also wirklich alle up-to-date zu halten, gehört ein vernünftiges Recap unbedingt dazu. Zeichnet das Townhall Meeting auf und macht es auf den unterschiedlichen Kanälen für alle Mitarbeitenden zugänglich. Schickt einen Link zu den Aufzeichnungen inklusive Zusammenfassung der wichtigsten Punkte an alle Kolleg:innen. Am besten richtet Ihr direkt eine Seite oder einen (zugangsbeschränkten) Youtube-Kanal mit den vergangenen Aufzeichnungen ein, da einige Mitarbeitende ggf. auch mehrere Wochen nachholen möchten. Nutzt den Recap auch, um den Dialog weiterhin aufrecht zu halten. Bittet die Teilnehmenden um Feedback zu Inhalten, Themen und Ablauf des online Townhall Meetings. Nehmt diesen Aspekt unbedingt ernst, da Ihr mit diesen Einblicken Eure künftingen Townhall Meetings verbessern könnt. Viel Spaß und viel Erfolg bei der Umsetzung.

 

Header-Foto von Domenico Loia auf Unsplash