In 6 einfachen Schritten zum online (Team) Event

Teamevent, Firmenjubiläum, Kundenevent…eigentlich alle Events werden derzeit virtuell durchgeführt. Wie das geht? Erfahrt ihr hier!

ARTIKEL VON Theyo
20. Oktober 2020
online event

Teamevent, Firmenjubiläum, Kundenevent…eigentlich jedes Event wird derzeit online durchgeführt. Und während ein digitales Event zunächst nach viel Zusatzaufwand und neuen Herausforderungen klingt, kann es auch eine tolle neue Erfahrung sein. Worauf Ihr achten solltet damit Eure digitale Veranstaltung zum Erfolg wird, erfahrt ihr hier…

Ihr habt schon an virtuellen Events teilgenommen aber nun plötzlich sollt Ihr selbst eins organisieren? Digitale Meetings sind nichts neues für Euch, aber jetzt sollt ihr spannendes und spaßiges Online-Event planen und durchführen? Neues Jahr heißt auch neues Budget, aber Ihr seid Euch nicht sicher, wie das digitale Teambuilding gelingen kann? Keine Sorge, wir erklären die Planung in 6 einfachen Schritten, damit garantiert nichts schiefläuft!

 

#1 ⏰ Timing ist alles: Der richtige Zeitplan für’s Online Event

Generell gilt natürlich immer: je mehr Zeit desto besser. Und während dies besonders für „analoge“ Events gilt, ist ausreichend Zeit auch für ein virtuelles Event ein entscheidender Faktor. Idealerweise fangt Ihr 6 Wochen im Voraus an mit der Planung, mindestens aber 3 Wochen vorher. Zunächst solltet Ihr per Doodle oder mithilfe andere Abstimmungstools einen Termin finden, der allen Teilnehmenden passt. Sollen am Event Kollegen, Kunden oder Mitarbeitende aus unterschiedlichen Zeitzonen dabei sein? Dann behaltet dies bei der Terminfindung im Hinterkopf. Je nach geplanter Aktivität, solltet ihr darauf achten, dass die Tageszeiten in den jeweiligen Ländern einigermaßen dazu passen. Ihr plant ein Wein-Tasting? Dann sollte Euer Event bestenfalls für alle am späten Nachmittag bzw. frühen Abend stattfinden. Ihr wollt ein Theyo-Schoko-Tasting als Event oder Veranstaltungshighlight machen 😉 ? Der Vorteil an einem Schoko-Tasting ist natürlich, dass Schokolade einfach immer und zu jeder Tageszeit passt. Ihr seid Euch noch nicht sicher, welche Art von Event es werden soll? Dann stellt am besten einen etwas längeren Termin-Blocker für alle ein. Jeder freut sich, wenn ein Termin verkürzt wird. Andersrum ist es meist (fast) unmöglich, Termine nachträglich zu verlängern, wenn die Teilnehmenden bereits anderen Meetings zugesagt haben.

 

digitales event

#2 💰 Money, Money, Money: Checkt Euer Budget

Auch wenn digitale Events natürlich deutlich günstiger sind als analoge, so solltet Ihr Euch doch beim Planen von Anfang an über das verfügbare Budget im Klaren sein. Denn auch virtuell habt ihr viele Möglichkeiten, bei denen Euch etwas Budget helfen kann. Insbesondere wenn Ihr eine kostenpflichtige Aktivität einplant, stellt sicher, dass Ihr noch etwas Puffer-Budget habt. Insbesondere wenn Ihr den Teilnehmenden etwas zuschickt, solltet ihr beispielsweise mit Nottfall-Last-Minute-Express-Lieferungen planen. Wir haben inzwischen über 200 virtuelle Events durchgeführt und auch, wenn meistens alles glatt läuft, kann beim Versand immer mal etwas schieflaufen. Ist für solche Notfälle etwas Puffer eingeplant, läuft trotzdem alles glatt und die Teilnehmenden werden es gar nicht merken. Auch könnt Ihr beim Budget schauen, welche (steuerfreien) Möglichkeiten es innerhalb und außerhalb des Unternehmens gibt. Je nachdem, ob es sich um ein Teamevent, eine Feier zum Projektabschluss oder Teambuilding geht, können hier häufig unterschiedliche Budgets genutzt werden.

 

budget teamevent

#3 🎯 Zielsetzung: Was ist das Ziel Eures Events?

Ihr habt einen Termin gefunden und einen Blocker erstellt, Ihr kennt Euer Budget und habt vielleicht auch schon erste Ideen für virtuelle Aktivitäten. Bevor Ihr Euch nun in die Planung stürzt, überlegt noch einmal, weshalb Ihr die Veranstaltung überhaupt macht und was Euer Ziel ist.

Im Rahmen unserer virtuellen Events lag bisher der Schwerpunkt auf folgenden Zielen…vielleicht sind diese hilfreich, um für Euch selbst das Event-Ziel besser definieren zu können:

  • Spaß haben & Motivation steigern – die Stimmung im Team oder bei den Mitarbeitenden auflockern, mal für ein paar Stunden den Homeoffice-Stress vergessen oder einfach nur gemeinsam mal wieder etwas (digitalen) Spaß haben. Wo der gemeinsame Kaffee oder Teamlunch wegfällt, sollte unbedingt ab und zu gemeinsam etwas digitale „Quality time“ entstehen.
  • Kommunikation stärken – Ihr habt das Gefühl, dass viel Kommunikation zwischen Kollegen und Teams verloren geht? Eine virtuelle Aktivität kann helfen, die Kommunikation zwischen Kollegen oder mit Kunden zu stärken.
  • Beziehungen pflegen – gerade in größeren Organisationen kann Beziehungspflege viel Arbeit bedeuten. Ein gemeinsames, positives online Event kann hierzu positiv beitragen.
  • Projekt starten bzw. Erfolge feiern – ob intern oder extern, ob mit Kunden oder Kollegen, ob Projekt-Kick-Off oder Projekt-Abschluss…auch in Home-Office-Zeiten müssen Feste gefeiert werden, wie sie liegen 😉 , auch wenn dies während einer Pandemie ist. Ein schönes virtuelles Event, kann hierzu positiv beitragen.

Mit einem besseren Verständnis des Event-Ziels, fällt Euch die Vor-Auswahl für die Aktivität sicherlich leichter. Wir haben hierfür übrigens schon ein paar Ideen vorbereitet. Spoiler: Schokolade geht natürlich immer 😉

 

teamevent ziele

#4 🥇🥈🥉 And the winner is: Wählt Eure Top 3

Nachdem Ihr Euch nun so viele Gedanken gemacht habt, könnt Ihr mit gutem Gewissen eine Vorauswahl – am besten Top 3 – treffen. Es soll nicht schon wieder ein Escape Game sein 😉 Wir haben eine kleine, feine Liste zusammengestellt, in der wir spannende Ideen – für kleine und größere Budgets – von Teambuilding-Ideen zusammengestellt.

 

teamevent aussuchen

#5 👍🏾 👎🏼 Top oder Flop: Was wünschen sich die anderen?

Sobald Ihr eine Vorauswahl getroffen habt, könnt ihr mit Tools wie SurveyMonkey abstimmen lassen, welche Aktivität die Teammitglieder oder Kollegen gern machen wollen. Auf diese Weise freuen sich alle gleichermaßen auf das Event!

 

virtuelles event

#6 💎 Der Feinschliff: Die letzten Steps zum Online Event

Auch wenn virtuelle Events deutlich weniger Organisationsaufwand mit sich bringen als „analoge“ Events, gibt es doch einige Punkte zu bedenken. Hier zählt vor allem:

  • Die Auswahl des richtigen Videokonferenz-Tools: Die meisten virtuellen Teambuilding-Aktivitäten finden auf einer Videokonferenzplattform statt, wie z. B. Zoom, Google Hangouts oder Microsoft Teams. Idealerweise nutzt Ihr ein Tool, welches allen bereits bekannt ist. Auf diese Weise vermeidet ihr Stress und technische Probleme während des Events.
  • Stellt sicher, dass Eure Teams, Kollegen oder Mitarbeitenden die richtige Hardware habe. Auch in Homeoffice-Zeiten gibt es noch Menschen, die vor Ort arbeiten und dementsprechend kein gutes WiFi oder keinen eigenen Laptop besitzen. Hierbei kann zusätzliches Datenvolumen oder ein Tablet/Smartphone Abhilfe schaffen – es sollten jedoch alle darauf vorbereitet sein.
  • Last but not least: stellt sicher, dass im geblockten Termin pünktlich alle wichtigen Infos zu finden sind, insbesondere der Link zum Event. Bei einigen Tools solltet Ihr außerdem sicherstellen, dass ihr frühzeitig im „virtuellen Raum“ seid, damit Ihr die anderen reinlassen könnt. Insbesondere wenn Externe dabei sind, ist dies wichtig.

Befolgt ihr diese Schritte, steht einem erfolgreichen Event nichts im Wege. Wir von Theyo haben bereits alle der oben genannten Event-Formate mit Kunden wie Google, McKinsey, Roche, Spotify, SAP uvm. umgesetzt. Sollte Euch das ebenfalls interessieren, meldet Euch gern bei uns unter firmen@theyo.de oder ruft uns an unter +49 (0)30 4036376 50

 

teambuilding aktivitäten

 

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