Event-Planung: 5 Tipps für eine erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung

Auch wenn Corona keine allzu große Rolle bei der Planung von Events mehr spielt, hat sich die Hybrid-Veranstaltung mittlerweile fest etabliert. Hybride Events kombinieren die Möglichkeit eines Events vor Ort, mit dem Vorteil, auch virtuelle Gäste einbeziehen zu können. Wie das genau geht und worauf Ihr dabei achten solltet, erklären wir in dieser Event-Checkliste!

Was sind hybride Veranstaltungsformate?

Einfach ausgedrückt ist ein Hybrid-Event eine Kombination aus einer „Vor-Ort-Veranstaltung“ und virtuellen Angeboten, an denen auch digital teilgenommen werden kann. Erfolgreiche hybride Veranstaltungsformate schaffen also eine nahtlose Verbindung zwischen der digitalen mit der physischen Komponente. Das heißt, die Veranstaltenden stehen vor der Herausforderung, alle Teilnehmenden – egal ob virtuell oder vor Ort – einzubeziehen, sodass diese an den einzelnen Programmpunkten teilzunehmen und sich untereinander auszutauschen können. Das klingt vielleicht erst einmal nach einer ordentlichen Herausforderung, ein hybrides Event bietet jedoch große Vorteile ...

 

Vorteile, die Euch hybride Events bieten

Wir von Theyo sind große Fans von (schokoladigen) Events jeglicher Art. Bei unseren Tastings mögen wir sowohl physische Events als auch digitale Veranstaltungen. In der derzeitigen Situation scheint aber auch uns eine Kombination aus beidem spannend: auch wenn die Organisation einer hybriden Veranstaltung kompliziert klingt, kann es sich dennoch lohnen. Gut geplant und durchgeführt, kann das hybride Event das Beste aus beiden Welten vereinen. Wie genau das aussieht? Aus unserer Sicht sind die folgenden Vorteile überzeugend:

Vorteil 1: Hybrid-Veranstaltungen sind inklusiver und erhöhen Eure Reichweite

Corona hin oder her, grunsätzlich gibt es immer Menschen, die aus unterschiedlichen Gründen an einer analogen Veranstaltung nicht teilnehmen können. Mögliche Gründe sind Krankheit, (Kinder-)Betreuung oder andere Herausforderungen. Eine virtuelle Komponenten zusätzlich zur physischen anzubieten, macht ein Event gleich deutlich inklusiver. Auf diese Weise können Teilnehmende beim Event mitmachen, die andernfalls sonst vielleicht von vornherein ausgeschlossen würden.

Vorteil 2: Hybride Veranstaltungsformate ermöglichen mehr Flexibilität

Ob man es mag oder nicht: Niemals zuvor war Flexibilität in der Eventplanung wichtiger als momentan. Nicht nur durch unmittelbare Einschränkungen bei vor-Ort-Events kann Corona einen Strich durch die Rechnung machen. Auch Quarantäne-Vorschriften, Kinderbetreuung oder ein einfacher Schnupfen können die Teilnahme an einem Event unmöglich machen. Mit einem hybriden Ansatz haben die Teilnehmenden völlig neue Möglichkeiten und können auch spontan auf Planänderungen reagieren. Und auch für die Event-Planerinnen und Planer selbst, kann die Flexibilität eines Hybrid Events weniger Stress bedeuten, weil Ihr nicht in letzter Minuten ein physisches Event canceln und nach Alternativen suchen müsst.

Vorteil 3: Mit einer hybriden Veranstaltung könnt Ihr Kosten sparen

Je größer und umfangreicher das Event vor Ort, desto teurer. Plant Ihr jedoch von Anfang an nur mit einem geringen Prozentsatz vor Ort, könnt Ihr ganz einfach Kosten sparen. Es fallen beispielsweise Kosten für Räumlichkeiten, für Catering, für Hotels oder für die Anreise weg oder werden reduziert. Plant Ihr von Anfang an den Anlass hybrid anzugehen, könnt Ihr das freigewordene Budget … zum Beispiel in Schokolade stecken. #justsaying
 
Auch ein hybrides Event will geplant werden

Wie plane ich also ein hybrides Event?

Diese Frage klingt gleichermaßen herausfordernd wie auch schwer zu beantworten. Und an dieser Stelle möchten wir gerne Coldplay zitieren ;-) : Nobody said it was easy! Genau deshalb haben wir eine kleine Checkliste für Euch vorbereitet. Et voilà:

1. Legt Euer Budget fest

Dass Euer Event Geld kosten wird, ist natürlich klar. Und während Ihr bei digitalen Events viel Geld sparen könnt, müsst Ihr beim hybriden Event sowohl die virtuelle Version als auch die vor-Ort-Veranstaltung mit Einpreisen. Erfreulicherweise sind auch Hybrid-Veranstaltungen – im vergleich zu reinen physischen Events – häufig noch immer deutlich günstiger. Bekommt Ihr Beispielsweise Eurer Budget pro Person und viele der Teilnehmenden kommen virtuell dazu, habt Ihr natürlich mehr Mittel, um offline und online sinnvoll zu verknüpfen.

So oder so solltet Ihr Euch frühzeitig über Eurer Budget sowie Eure Kosten im Klaren werden. Die größten Posten sind aus unserer die folgenden:

• Veranstaltungsort
• Kamera & Mikrofone
• Event-Plattformen
• (Keynote) Speaker (+ ggf. Reise und Unterbringung)
• Event-Höhepunkte (wie z.B. ein Schokoladen-Tasting ;-) )
• Musik und/oder andere Unterhaltung
• Care-Pakete, Give-Aways oder gebrandete Geschenke (für letztere haben wir Tipps in Puncto nachhaltige Geschenke für Euch zusammengestellt)

2. Überlegt Euch ein Hybrid-Programm

Bei einem hybriden Event kommt es darauf an, dass Ihr sowohl die Menschen vor Ort als auch die virtuellen Gäste gleichermaßen gut einbindet. Um diese beiden – sehr unterschiedlichen – Gruppen miteinander zu verbinden, solltet Ihr nach guten Verknüpfungspunkten Ausschau halten. Und hier gilt leider nicht: One-Size-Fits-All. Stattdessen solltet Ihr Euch je Veranstaltung genau überlegen, wer Eure Teilnehmenden sind und was für sie eine erfolgreiche Event-Teilnahme ausmacht.

3. Bezieht sowohl Teilnehmende vor Ort als auch die virtuellen Teilnehmenden mit ein

Klar, seit Corona lösen Events vor Ort normalerweise Freude aus und eine Teilnahme an einem Event in Person wird deutlich mehr gewertschätzt als noch vor ein paar Jahren. Und auch wenn sich die vor Ort Teilnehmenden alle sehr freuen, solltet Ihr trotzdem gewisse Sorgen und Ängste im Hinterkopf behalten. Stellt vor allem trotz Corona-Entspannung sicher, dass gewisse Hygiene-Konzepte weiterhin eingehalten werden und sich die Teilnehmenden diesbezüglich entspannen können. In einer lockeren und sicheren Atmosphäre können sich die Teilnehmenden dann untereinander vernetzen und sich auf die interessanten Programmpunkte freuen.

Vergesst in Eurer Planung aber nicht die digitalen Teilnehmenden. Nach den letzten Jahren kennen wir sicher alle nur zu gut diese nicht-enden-wollendenn digitale Events, die 1:1 ins digitale Format übersetzt wurden. Mit Sicherheit gibt es (fast) niemanden, der gerne lange und ohne Unterbrechung an Online-Events teilnimmt. Eine Alternative bieten folgende Elemente: Regelmäßige Pausen, motivierende Einheiten und forcierte Interaktivität. Das heißt konkret:  Im Vergleich zu den „Offline-Teilnehmenden“, müsst Ihr die virtuellen Teilnehmenden mehr ins aktive Networking einbeziehen.

4. Der Spagat einer Hybrid-Veranstaltung: Wie verbindet Ihr analog und digital?

Die essenzielle Frage eines Hybrid-Events ist sicherlich: Wie schaffe ich den Spagat zwischen beiden Veranstaltungsformen?

Während Teilnehmenden vor Ort wahrscheinlich mehr Zeit und Lust haben an verschiedenen Programmpunkten teilzunehmen, liegt bei den digitalen Teilnehmenden in der Kürze die Würze. Anstatt alles analoge ins digitale zu übersetzen, solltet Ihr lieber in Erwägung ziehen, nur ausgewählte Programmpunkte hybrid abzubilden:

So könntet Ihr beispielsweise den Teilnehmenden vor Ort 6 Programmpunkte anbieten, allerdings nur 2-4 davon auch für ins hybride Format übersetzen. Die „analogen“ Komponenten des Events könnt Ihr wiederum aufzeichnen und die virtuellen Teilnehmenden können – überall und jederzeit – auf die Aufzeichnung zugreifen. Hierbei könntet Ihr zunächst nur digitalen Teilnehmenden exklusiven Zugang zu den Aufzeichnungen geben, bevor diese ggf. auch einem breiteren Publikum zur Verfügung gestellt werden. Auch könnte es sinnvoll sein für die einzelnen Aufzeichnungen bspw. Slack-Channels einzurichten, damit auch die virtuellen Teilnehmenden einen Raum zum Austausch darüber haben.

In den hybriden Sessions, die alle Teilnehmenden gemeinsam haben, solltet Ihr Euch voll auf Interaktivität setzen. Bei unseren Theo-Veranstaltungen setzen wir beispielsweise auf Tools wie Menti-Meter. Diese können gleichermaßen aus dem Home-Office, remote aber auf vor Ort sinnvoll und unterhaltsam eingesetzt werden. Versucht sowohl dem virtuellen als auch dem vor-Ort Publikum ähnlich viel Raum für Diskussion und Interaktion lassen. Gleichzeitig könnt Ihr von beiden Aspekten die Vorteile nutzen: während Ihr mit den Teilnehmenden vor Ort kreative Networking-Aktivitäten machen könnt, können diese digital gespiegelt werden. Nur weil das Event hybrid ist, müssen natürlich nicht immer alle gleichzeitig miteinander verknüpft werden. So kann es reale Räume genauso wie digitale Räume zum Austausch geben.

5. Der große Tag: Setzt hybride Höhepunkte

Wie im Punkt zuvor bereits erläutert: Anstatt Euch entweder für Online- oder für vor-Ort-Formate zu entscheiden, plant eine bunte Mischung. Während Key-Note-Speaker oder spannende Panels vor Ort eine tolle Atmosphäre schaffen und auch über den Raum hinweg für Stimmung sorgen, sollten natürlich auch die virtuellen Teilnehmden ihren “Fair-Share” bekommen. Plant also am besten besonders mitreißende und interaktive Programm-Punkte vor Ort, sodass die Begeisterung auch virtuell rüberkommt. So haben die Online-Teilnehmenden ebenfalls das Gefühl live dabei zu sein.

Zusätzlich könnt Ihr die Teilnehmenden vor Ort in “Break-Out-Rooms” verteilen, wo sie mit den virtuellen Gästen verbunden werden und beispielsweise gemeinsam ein Schoko-Tasting machen können ;-) oder eben unterhaltsame (kostenlose) digitale Aktivitäten. Bei vielen Aktivitäten bietet sich ein Hybrid-Format – also einige Teilnehmende in Meeting-Räumen und andere digital zugeschaltete – super an. Auch wenn es auf den ersten Blick etwas komplizierter klingt, haben wir dies bereits bei einigen Tastings miterlebt! Denkt bei den hybriden Online-Aktivitäten unbedingt an ein Teamfoto ;-) und stellt – wenn nötig – sicher, dass auch alle vor-Ort-Teilnehmenden ein digitales Device zur Hand haben, um in Chatgruppen aktiv zu sein und an digitalen Umfragen teilzunehmen. Insbesondere die digitale Interaktion zwischen beiden Gruppen ist entscheidend für ein gelungenes Event! Eine gute Kommunikation zwischen allen Teilnehmenden gepaart mit kreativen Ideen ist ein Garant für eine tolle hybride Veranstaltung.
 
Auch ein hybrides Event lebt von seinen Höhepunkten (Foto von Jaime Lopes auf Unsplash )

6. Schön war’s: Der Rückblick Eures Hybrid-Events

Auch wenn wir die Idee von hybriden Events toll finden, sehen wir natürlich auch die Nachteile. Glücklicherweise gibt es aber auch einen entscheidenen Vorteil für die extra Meile! Denn Euren aufgezeichneten Content könnt Ihr weit über das Event hinaus nutzen. Insbesondere die aufgezeichneten Key Notes, Inputs und Höhepunkte könnt Ihr für eine Reihe von Kommunikationsaktivitäten nutzen.

Überlegt Euch dabei, welche weiteren Nutzungsszenarien für Euch in Frage kommen. Nutzt die Inhalte weiter, in dem Ihr sie neu schneidet, neu zusammenstellt und anders aufbereitet. So könnt Ihr sie beispielsweise nutzen, um

• sie in Newslettern zu verschicken oder im Intranet zur Verfügung zu stellen;
• Euren Kolleg:innen, Kund:innen oder Partner:innnen die Inhalte als Trainings zur Verfügung zu stellen;
• sie als regelmäßige Social-Media-Serie in unterschiedlichen Netzwerken zu verbreiten.

Je kreativer Ihr bei der Weiterverwertung werdet, umso mehr werdet Ihr vom hybriden Charakter der Veranstaltung profitieren. Ein weiterer Vorteil des hybriden Events sind übrigens die zusätzlichen Analyse-Möglichkeiten. Durch den digitalen Anteil habt Ihr deutlich mehr Möglichkeiten digitale Daten auszuwerten. Auch könnt Ihr immer wieder kleine Umfragen einschieben, wo Ihr die Zufriedenheit der Teilnehmenden und Ideen für künftige Events sammeln könnt. Auf Basis der gesammelten Daten und Ideen könnt Ihr dann direkt einen Daten-basierten Plan für Euer nächstes Event entwickeln.

7. Vergesst nicht das Follow-Up Eures Events!

Egal welche Ziele Ihr mit Eurem hybriden Event verfolgt habt, ein profesionnelles Follow-Up ist immer eine gute Idee! Damit das Event in guter Erinnerung bleibt und potentielle Kund:innen oder Partner:innen im Loop hält, solltet Ihr die Chance nutzen, Euch bei allen Teilnehmenden noch einmal zu melden. Die folgende Kommunikations-Ideen kommen bestimmt gut an:

• Danke-Mails: Eigentlich eine Selbstverständlichkeit und doch wird diese Follow-Up-Chance häufig nicht genutzt. Stellt sicher, dass Ihr Euch bei allen Teilnehmenden bedankt und mit ihnen nicht nur die Highlights sondern auch die besten Mitschnitte teilt. Und natürlich eine Möglichkeit, wie sie mit Euch längerfristig in Kontakt bleiben können.
• “We-Missed-You-Mail”: Vergesst auch nicht die Teilnehmenden, die eigentlich gerne am Event teilgenommen hätten. Wahrscheinlich freuen sich diese besonders über Mitschnitte vom Event und ein paar nette Worte!
• Umfrage-Follow-Up: Falls nicht direkt nach dem Event passiert, nutzt die Chance um die Teilnehmenden noch einmal nach Ihrer Meinung zur Veranstaltung zu befragen. Insbesondere wenn es Eure erste hybride Veranstaltung war, ist der Input der Teilnehmenden sicher viel wert!

Unser Fazit: Sind hybride Events die Zukunft nach Corona?

Das “New Normal” von digitalen Events hat Veranstaltungen wahrscheinlich für immer verändert! Und auch wenn hybride Events kompliziert und aufwendig klingen, bringen sie bei genauerer Betrachtung auch eine Menge Vorteile mit sich! Hinzu kommt der Fakt, dass Teilnehmende durch Corona künftig mehr Flexibilität von Veranstaltern erwarten. Und nicht zuletzt weiß derzeit niemand, wann “normale” Events wieder möglich sein werden. Anstatt also den alten Zeiten hinterher zu trauern, versucht Euch lieber den Herausforderungen und auch Chancen des “New Normals” zu stellen und das beste draus zu machen. So wird Euer Event sicher zum vollen Erfolg!

 

Header-Foto von Kushagra Kevat auf Unsplash